Antrag gemäß § 9 der GeschO des Rates der Stadt Siegen zur nächsten Sitzung des Rates am 30.09.2026 

KI-gestützte Protokollführung

Sehr geehrter Herr Bürgermeister,

die UWG-Fraktion Siegen bittet darum, den folgenden Antrag zur o.g. Sitzung in die Tagesordnung aufzunehmen.

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt beschließt, die Verwaltung mit der Prüfung und Einführung einer datenschutzkonformen KI-gestützten Protokollführung für Sitzungen des Rates sowie seiner Ausschüsse zu beauftragen.

Hierzu soll die Verwaltung:

1. geeignete KI-gestützte Systeme zur automatisierten Transkription und Erstellung von Sitzungsprotokollen prüfen,
2. die datenschutzrechtlichen und informationssicherheitsrelevanten Anforderungen bewerten,
3. die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für den Einsatz ermitteln,
4. einen Pilotbetrieb in ausgewählten Sitzungen durchführen,
5. dem Rat über die Ergebnisse, die Kosten, den Nutzen sowie einen Vorschlag für eine dauerhafte Einführung berichten.

Die endgültige Freigabe und Verantwortung für die Sitzungsprotokolle verbleibt bei der jeweils zuständigen Protokollführung der Verwaltung.

Begründung:

Die Erstellung von Sitzungsprotokollen ist zeitaufwendig und bindet erhebliche personelle Ressourcen. Moderne KI-gestützte Transkriptions- und Protokollsysteme bieten die Möglichkeit, Redebeiträge automatisiert zu erfassen und daraus strukturierte Protokollentwürfe zu erstellen. Dadurch können die Mitarbeitenden der Verwaltung deutlich entlastet werden.

Ein KI-System ersetzt dabei nicht die verantwortliche Protokollführung, sondern dient ausschließlich als unterstützendes Werkzeug. Die fachliche Prüfung, Korrektur und Freigabe des endgültigen Protokolls erfolgt weiterhin durch die zuständigen Beschäftigten.

Durch den Einsatz einer KI-gestützten Protokollführung können insbesondere folgende Vorteile erzielt werden:

• erhebliche Zeitersparnis bei der Erstellung von Niederschriften,
• höhere Vollständigkeit der Dokumentation,
• schnellere Bereitstellung der Sitzungsprotokolle,
• Entlastung der Mitarbeitenden von Routineaufgaben,
• Verbesserung der Nachvollziehbarkeit von Beratungsverläufen.

Voraussetzung für den Einsatz ist die vollständige Einhaltung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Landesdatenschutzrechts sowie der kommunalen Anforderungen an Informationssicherheit.

Die KI-gestützte Protokollführung wird bereits bei der Kreisverwaltung SiegenWittgenstein praktiziert, so dass hier bereits Erfahrungswerte angefragt werden können.

Der vorgeschlagene Pilotbetrieb ermöglicht es, die Praxistauglichkeit, die Qualität der erzeugten Protokollentwürfe, die Wirtschaftlichkeit sowie die Akzeptanz bei Verwaltung und Politik zu bewerten, bevor über eine dauerhafte Einführung entschieden wird.

Mit der Einführung einer KI-gestützten Protokollführung kann die Kommune ihre Verwaltungsprozesse modernisieren, den digitalen Wandel aktiv gestalten und gleichzeitig die Qualität der Sitzungsdokumentation sichern.

Mit freundlichen Grüßen

Achim Bell

Fraktionsvorsitzender